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Managed Print Services tender, Q&A

1. Domanda: 

Vorrei sapere se è possibile partecipare in 4 persone al sopralluogo, e in tal caso se è necessario presentare 4 richieste oppure inserire i nominativi tutti nella stessa richiesta.

 

Risposta:

Per motivi logistici il sopralluogo è ristretto a max 3 partecipanti per ditta. Si specifica che ogni partecipante dovrà compilare un proprio modulo.

 


2. Domanda:

In caso di Società per Azioni, il sopralluogo può essere effettuato da persona munita di delega? In tal caso la richiesta di sopralluogo deve essere effettuata dal legale rappresentate della società o dalla persona delegata?

 

Risposta:

Il sopralluogo può essere effettuato da persona munita di delega, come specificato all’Articolo 16 del Capitolato Speciale d’Appalto. La richiesta può essere effettuata dalla persona delegata allegando già copia della delega firmata dal legale rappresentante e fotocopia del documento di identità in corso di validità di quest’ultimo.

 


3. Domanda:

In deroga a quanto definito nel Capitolato Speciale d’Appalto e nella lettera d’invito, è possibile presentare la richiesta di sopralluogo oltre il termine del 14/4/2016?

 

Risposta:

Dato che la scadenza serve soprattutto per motivi organizzativi, possiamo estendere il periodo di accettazione delle domande al massimo fino alle ore 12.00 di lunedì 18 aprile.

 


4. Domanda:

In riferimento all'anno di introduzione delle apparecchiature, viene richiesto che le apparecchiature siano state introdotte nel mercato italiano nel 2014. E' possibile offrire delle apparecchiature nuove di fabbrica introdotte nel mercato italiano nella seconda metà del 2013?

 

Risposta:

No, l'anno di introduzione in Italia dev'essere 2014 o successivo.

 


5. Domanda:

In riferimento alle specifiche tecniche delle apparecchiature viene richiesto il software PostScript 3 originale. E' possibile fornire un software proprietario equivalente al software PostScript 3 originale Adobe che garantisca le stesse funzionalità di quest’ultimo in ambiente OS, Windows, Unix?

 

Risposta:

Sì, possiamo accettare un software proprietario equivalente al PostScript 3 originale Adobe, se analogo in tutto e per tutto.

 


6. Domanda:

In merito a quanto scritto nell’allegato A) Lista di controllo e precisamente a riguardo del punto:

"3. Busta n. 1 - Documenti amministrativi - sigillata (anche con nastro adesivo) e siglata sui bordi di chiusura

1 originale + 1 copia (chiaramente distinguibile dall’originale, non pinzata o rilegata) e una copia digitale dei seguenti documenti:"

vi chiediamo di specificare meglio se è solo la copia a non dover essere pinzata assieme all’originale o se ogni pagina dei vari documenti/dichiarazioni, deve essere lasciata libera.

 

Risposta:

Come dall'Articolo 14 del Capitolato Speciale d'Appalto, è richiesta una sola copia, oltre all'originale, ma non pinzata o rilegata per permettere una facile copiatura. Quindi l'originale può essere rilegato o contenere pinzature, ma la copia no, perchè verrà utilizzata per produrre altre copie.

 


7. Domanda:

In riferimento alla richiesta di reperibilità è possibile definire una tabella contenente giorni ed orari di reperibilità fuori dall'orario di servizio ordinario nonché le effettive festività in cui non sarà necessario? es.: 25 dicembre o 15 agosto.

 

Risposta:

Oltre ai sabati e alle domeniche, l’Istituto è chiuso per circa una ventina di giorni FERIALI all’anno variabili di anno in anno secondo un calendario che viene pubblicato nella primavera precedente. A titolo esemplificativo, si faccia riferimento all’Allegato M e al Calendario festività IUE 2017 (http://www.eui.eu/ServicesAndAdmin/PersonnelService/WorkingConditions/Holidays.aspx).

Tuttavia, la Biblioteca è aperta anche il sabato ed è possibile che riapra qualche giorno in anticipo rispetto all’Istituto durante le vacanze estive (agosto) ed invernali (gennaio). Di quest’ultime è impossibile dare delle date precise in quanto dipendono dal calendario festività annuale.

Si chiarisce che la reperibilità è necessaria per la SOLA BIBLIOTECA e pertanto negli orari e nelle date indicate al seguente indirizzo: http://www.eui.eu/Research/Library/AboutTheLibrary/OpeningHours.aspx.

 


8. Domanda:

In relazione al servizio di spostamento delle apparecchiature durante il periodo contrattuale sarà a carico del fornitore e se sì in quale misura massima annua (es: 5% anno) oppure sarà carico dell'università tramite il proprio servizio di facchinaggio interno?

 

Risposta:

Sarà a carico dell’Impresa soltanto la movimentazione per l’installazione ad inizio contratto e la rimozione a fine contratto. Tutti gli spostamenti delle apparecchiature durante il periodo contrattuale sono a carico dell’Istituto per mezzo del servizio di facchinaggio interno.

 


9. Domanda:

Per quanto riguarda la finestra in cui dovrà avvenire l'intero roll-out del parco e soluzioni annesse (1-21 agosto), nel caso in cui i lavori di ristrutturazione e/o spostamento degli uffici dell'università siano ancora in corso, come dovrà comportarsi il fornitore?

a) dovrà depositare le apparecchiature in un locale provvisorio dell'università e provvedere in un secondo momento ad installare a proprie spese le apparecchiature su richiesta dell'utenza?

b) dovrà depositare le apparecchiature in un locale provvisorio dell'università, ma sarà l'università stessa tramite i propri servizi interni a movimentare ed installare in un secondo momento le apparecchiature?

c) dovrà stoccare presso proprie locazioni le apparecchiature gestendo le richieste di installazioni delle apparecchiature nel momento in cui perverranno?

d) altre ipotesi definite dal cliente.

 

Risposta:

In caso di ristrutturazioni ancora in corso (mancata consegna del Castello di Villa Salviati) l’Istituto manterrà attiva Villa San Paolo per cui la consegna delle apparecchiature sarà semplicemente deviata su altro edificio. Tuttavia, in linea generale tutte le apparecchiature che non potranno essere consegnate dovranno essere stoccate presso l’Impresa che dovrà gestire le installazioni nel momento in cui perverranno le richieste.

 


10. Domanda:

Per quanto riguarda la formazione annuale richiesta su differenti livelli, nel caso in cui il fornitore sia in grado di erogare un servizio di Learning Management via portale web, è possibile soddisfare la richiesta tramite il suddetto metodo di formazione?

 

Risposta:

La formazione per i 3 profili utente semplice, di riferimento e amministratore, fatta salva la prima sessione, potrà avvenire anche a mezzo learning platform.

La formazione per i ricercatori dovrà avvenire esclusivamente in loco e ripetersi ogni anno all’inizio dell’anno accademico.

 


11. Domanda:

Per quanto riguarda gli eventi definiti extra contrattuali, es.: manomissioni, danneggiamenti ed operazioni non corrette da parte dell'utente che potrebbero causare malfunzionamenti, l'università ha come canale preferenziale la gestione di tali eventi tramite una copertura assicurativa o la gestione singola tramite emissione di preventivi? Tali eventi saranno da considerarsi esclusi per il calcolo di eventuali penali?

 

Risposta:

Eventuali danneggiamenti alle apparecchiature causati dagli utenti dell’Istituto, non saranno oggetto di penali a carico dell’Impresa e la riparazione dell’apparecchiatura dovrà essere fatta tramite la presentazione di un preventivo di spesa. Il costo della riparazione verrà anticipato dall’Istituto che poi provvederà a gestire la pratica con la propria assicurazione.

 


12. Domanda:

Nel paragrafo 6.1, pag. 9/38, si richiede offerta economica con trasporto a inizio appalto e/o in seguito a spostamenti di tutte le attrezzature fornite dall'impresa. Non conoscendo il numero dei servizi IMAC per tutta la durata contrattuale, confermate che gli stessi non devono essere inclusi nell'offerta?

 

Risposta:

Vedasi risposta alla domanda 8.

 


13. Domanda:

Quali sono i device da considerare "VIP", cioè da non razionalizzare perché indispensabili in quella posizione?

 

Risposta:

Tutte le attuali stampanti definite “locali” sono da considerare per utenti preferenziali e si può ipotizzare un razionalizzazione non superiore ad un taglio del 10% delle stesse.

Tuttavia, in base ai flussi delle singole apparecchiature, potrebbe essere possibile razionalizzare in alcune aree il parco multifunzione ad alto volume in favore di un equivalente a basso volume.

 


14. Domanda:

 

In riferimento alle specifiche tecniche delle apparecchiature viene richiesta la modalità di stampa in PPDS, linguaggio nativo AS400. Non avendo rilevato nessun riferimento a questo sistema operativo, possiamo considerare ininfluente questa specifica, che se prevista, andrebbe ad aumentare il valore dell'offerta economica?

 

Risposta:

Si può ritenere decaduta la richiesta del linguaggio PPDS.

 


15. Domanda:

 

In riferimento all'allegato J relativo ai requisiti minimi delle Multifunzioni siamo a richiedervi le seguenti precisazioni in merito a possibili esclusioni dalla gara:

1) la presenza o meno del linguaggio PPDS.

2) Il Postscript 3 deve essere necessariamente originale?

 

Risposta:

Vedansi risposte alle domande 14 e 5.

 


16. Domanda:

 

Per quanto riguarda il servizio di sostituzione e ritiro toner, è possibile definire in che modalità compatibili con le normative vigenti il fornitore dovrà erogare i servizi? Nel caso in cui i toner esausti vengano gettati in appositi Ecobox, l'università potrà adibire almeno 1 spazio dove poter stoccare tali Ecobox oppure potranno essere posizionati nelle vicinanze delle apparecchiature?

 

Risposta:

Non è prevista l’installazione di nessun Ecobox all’interno dei locali dell’Istituto al di fuori di quello che l’Istituto mette a disposizione del tecnico di presidio.

 


17. Domanda:

 

Per quanto riguarda le apparecchiature A3, è possibile conoscere con esattezza su quali posizioni dovranno essere obbligatoriamente posizionate?

 

Risposta:

Come da requisiti minimi, tutte le multifunzione alto volume dovranno essere dotate di funzionalità di stampa A3. Per rendere più facile il dimensionamento delle apparecchiature, è stato rielaborato l’Allegato I - Volumi Totali 2010-2015, inserendo il rapporto A3/A4 per l’ultimo anno di esercizio (2015). Si prega pertanto di scaricare la nuova versione.

 


18. Domanda:

 

Si richiede contatori (B/N e colore) per singola periferica abbinandola al reparto di utilizzo.

 

Risposta:

E’ stato rielaborato l’Allegato I - Volumi Totali 2010-2015, inserendo il numero stanza dal quale tramite le planimetrie si può risalire al reparto d’utilizzo. Si prega pertanto di scaricare la nuova versione.

Inoltre si rende disponibile un nuovo allegato contenente i Contatori mensili B/N e Colore per il solo anno 2015 per ciascuna MFC, per facilitare la comprensione del trend d’utilizzo durante l’anno.

 


19. Domanda:

 

Si richiede di segnalare in quali reparti si prevedono periferiche A3.

 

Risposta:

Vedasi risposta alla domanda 17.

 


20. Domanda:

 

In riferimento al punto a. del capitolo 2, paragrafo 6.5, relativo alle "Specifiche del Software di Gestione", siamo a richiedervi se i software di gestione e di accounting possono essere anche non facenti parte di una unica suite purchè rispettino le compatibilità come indicato nel medesimo punto.

 

Risposta:

Sì, purché la soluzione sia già integrata e rispetti le compatibilità come indicato nel medesimo punto.

 


21. Domanda:

 

In riferimento al capitolo 2, paragrafo 6.1.4, relativo al "Servizio invio/ricezione fax", siamo a richiedervi se la soluzione fax server centralizzata può essere sostituita da una soluzione cloud con portabilità dei numeri attualmente in uso. Si richiede anche la quantità di numeri fax che dovranno essere portati su detta piattaforma.

 

Risposta:

Dato che i fax dell’Istituto sono in maggioranza interni della nostra centrale telefonica non è possibile optare per una soluzione cloud.

Inoltre per il collegamento alla nostra centrale telefonica si può optare o per un collegamento su E1 utilizzando QSIG protocol oppure linee analogiche (una per ciascuna linea di fax).

I fax da migrare sono 36, di cui 34 sono interni della nostra centrale telefonica e 2 linee analogiche standard.

 


22. Domanda:

 

L'orario di reperibilità tecnica può essere stabilita in questi termini: dalle ore 17:30 fino alle 22:00 e il sabato dalle ore 08:30 fino alle 22:00 (rispettando gli orari e le aperture della biblioteca)? (Vostro rif.: punto c del cap. 6.6)

 

Risposta:

Sì. Vedasi anche risposta alla domanda 7.

 


23. Domanda:

 

E' da includersi nell'offerta economica la quotazione per la reperibilità durante le festività solo secondo il calendario allegato al bando di gara?

 

Risposta:

L’offerta economica deve includere il costo omnicomprensivo del servizio, quindi incluso presidio e reperibilità. Il calendario allegato è a solo titolo informativo poiché varia di anno in anno.

Vedasi anche risposta alla domanda 7.

 


24. Domanda:

 

E' stato richiesto OCR avanzato (xls, doc, pdf ricercabile, pdf/a, ecc.) e OCR semplice (pdf/a, pdf ricercabile, ecc.) su tutte le periferiche multifunzioni A3 e A4: avete una esigenza di distinzione specifica su uffici e modelli? (Vostro rif.: cap. 6.1.3 e cap. 6.3)

 

Risposta:

No, ovvero il servizio OCR dovrebbe essere disponibile indistintamente su tutte le multifunzione in modo da offrire gli stessi servizi su tutte le stampanti.

 


25. Domanda:

 

La richiesta sulla modalità FAX server (vostro rif.: cap. 6.1.4): quanti numeri di fax intendete inserire e/o attivare? Inoltre quanti utenti, aree di lavoro e/o indirizzi mail saranno abilitati alla ricezione?

 

Risposta:

Vedasi risposta alla domanda 21.

Inoltre si precisa che per la ricezione sono da prevedere almeno 1 area di lavoro condivisa e/o 1 indirizzo mail condiviso per linea di fax.

 


26. Domanda:

 

Gli accessi alla biblioteca sono consentiti solo agli utenti interni (ricercatori, alunni, personale, docenti, fellows, etc.) o anche ad utenti esterni occasionali che potrebbero accedere ai servizi di stampa?

 

Risposta:

Gli utenti occasionali (guest) hanno accesso alla biblioteca tramite carta temporanea ed hanno la possibilità di utilizzare due multifunzioni dedicate solo per copia e stampa usando il distributore di carte dedicato, come indicato al seguente link: http://www.eui.eu/Research/Library/ServicesAndFacilities/PhotocopyingAndPrinting.aspx.

 


27. Domanda:

 

In riferimento alla gara in oggetto, poiché per la predisposizione del progetto tecnico necessitiamo di alcune informazioni oggetto dei chiarimenti richiesti, siamo a chiedere la possibilità di prorogare la scadenza della gara di 7 giorni lavorativi.

 

Risposta:

Non è possibile prorogare la scadenza della gara.

 


28. Domanda:

 

Nelle caratteristiche tecniche minime dei Multifunzione Alto e Basso volume come da allegato J il formato di scansione XPS è da ritenersi necessariamente indispensabile? In alternativa tale formato di scansione può essere generato attraverso una soluzione software?

 

Risposta:

La richiesta è da ritenersi decaduta, ovvero la scansione in formato XPS non è da ritenersi caratteristica minima indispensabile.

 


29. Domanda:

 

Siamo a richiedervi la possibilità di avere a disposizione le planimetrie dei vari locali comprensive di quote in modo da identificare correttamente eventuali difficoltà logistiche di posizionamento dei dispositivi.

 

Risposta:

Le planimetrie saranno fornite solo all’Impresa aggiudicataria. Per la redazione progetto si può supporre di collocare le apparecchiature nel punto che si ritiene più funzionale. In fase di implementazione del progetto, si rimodulerà lo stesso in funzione di eventuali vincoli strutturali non riscontrabili con i documenti disponibili all’atto della redazione del progetto tecnico.

 


30. Domanda:

 

Nel capitolato speciale di appalto è prevista una cauzione provvisoria corrispondente al 2% del valore stimato dell’appalto: si richiede se sia possibile usufruire della riduzione del 50% (cinquanta per cento) prevista dal codice appalti per gli operatori economici ai quali sia stata rilasciata, dagli organismi accreditati, la certificazione del sistema di qualità conforme alle norme europee ai sensi dell’art. 75, comma 7, del Codice.

 

Risposta:

Essendo l’Istituto Universitario Europeo un organismo internazionale dotato di un proprio regolamento sugli appalti pubblici (President's Decision n. 44/2014, consultabile al seguente link: http://www.eui.eu/About/Tenders/Index.aspx), non è vincolato dal D.Lgs. 163/2006. Di conseguenza la cauzione provvisoria richiesta al punto 6 del paragrafo 14, capitolo 3, rimane del valore di €26,500.00 (2% del valore di gara).

 


31. Domanda:

 

In relazione a quanto indicato nel Capitolato Speciale d’Appalto, Art. 6.1, pag. 8, si richiede di confermare che il “numero minimo totale di copie/stampe annue pari a 4.000.000 (quattromilioni) per le produzioni b/n e 400.000 (quattrocentomila) per le produzioni a colori” deve intendersi come minimo garantito e che, qualora non venisse offerta alcuna caratteristica migliorativa, verrà comunque fatturato dall’impresa aggiudicataria, anche se tale volume minimo non venisse raggiunto.

 

Risposta:

Si conferma che il numero minimo totale di copie/stampe annue pari a 4.000.000 (quattromilioni) per le produzioni b/n e 400.000 (quattrocentomila) per le produzioni a colori è da intendersi come minimo garantito che verrà comunque fatturato dall’impresa aggiudicataria, anche se tale volume non venisse raggiunto.

 


32. Domanda:

 

In riferimento all’Art. 14 “Modalità di presentazione delle offerte” in cui il CSA prevede che “La busta interna deve recare, oltre all’indicazione del Servizio destinatario che figura nel presente CSA, la dicitura “Bando di gara – Non deve essere aperto dal servizio postale interno”, chiediamo di specificare meglio cosa si intende per il “Servizio destinatario”. Si intende il codice identificativo della gara di appalto oppure “Information and Communication Technology Service“?

 

Risposta:

Per Servizio destinatario si intende “Information and Communication Technology Service“.

 


33. Domanda:

 

Non riferita ad uno specifico punto:

In riferimento al sistema di posta elettronica dell’Istituto si richiede su quale sistema operativo sia basato, ed in particolare se sia predisposto su piattaforma Microsoft Outlook 365.

 

Risposta:

Sì, siamo sulla piattaforma Office 365 (Exchange Online).

 


34. Domanda:

 

Punto 6.1.4:

Relativamente alla richiesta di soluzione di Fax Server centralizzato, si richiede di conoscere la tipologia di centralino, il numero di linee analogiche e digitali disponibili e assegnabili al fax server in entrata/uscita e se l’impresa aggiudicataria dovrà fornire anche il server, fisico o virtuale, o sia prevista l’installazione presso un server virtuale o fisico dell’Istituto. In quest’ultimo caso si richiede di conoscerne le principali caratteristiche hardware e software (CPU, RAM, spazio su disco).

 

Risposta:

La centrale telefonica in questione è una Aastra/Ericsson TSW. Per le linee e le modalità di integrazione si faccia riferimento alla risposta alla domanda 21 qui sopra. Il server può essere sia fisico che virtuale, nel primo caso deve essere rackable. Nel progetto redatto dal Concorrente dovranno essere descritte le caratteristiche tecniche in base al numero di linee di fax da servire e del bacino di utenza.

 


35. Domanda:

 

Punto 6.4.2 Server:

Si richiede se fra i server dell’Istituto sia presente un server Microsoft SQL, e se in caso positivo, sia possibile utilizzare un’istanza di tale server per la gestione/memorizzazione dei dati necessari all’espletamento del servizio di stampa gestito.

 

Risposta:

Il nostro RDBMS corporativo è Oracle DB (versioni 10 e 11) e c’è un MS SQL Server 2012 Enterprise. Per MySQL, come per altri RDBMS, si usa DBs “locali”, i.e. installati presso l’applicativo.

 


36. Domanda:

 

Punto 6.5, capoverso c:

Si richiede se, all’interno delle Vlan dedicate alle periferiche multifunzioni di stampa, siano presenti print servers, e in caso affermativo, il numero dei printer servers stessi. In generale, si richiede di conoscere il numero dei printer servers attuali, e se all’interno del progetto possano essere oggetto di ottimizzazioni in funzione del numero di periferiche previste per ogni area e degli utenti principalmente afferenti ad esse.

 

Risposta:

La soluzione attualmente in essere prevede un unico print server su Vlan separata rispetto a quella dedicata alle stampanti. La presenza di una sola coda di stampa indirizzabile attraverso un solo indirizzo IP fa parte dei “Requisiti Minimi delle Apparecchiature", Articolo 6.3 del CSA.

 

Page last updated on 02 May 2016