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Archives historiques de l'Union européenne

Les AHUE lancent un groupe de travail pour les agences européennes dépositaires

Le groupe de travail vise à faciliter la discussion, à fournir des conseils et à élaborer des stratégies proactives pour les producteurs de contenu et les responsables de la gestion des documents traitant des archives audiovisuelles analogiques et numériques.

11 April 2023

HAEU-AV-archives

Les rapides avancées technologiques de l'enregistrement audiovisuel, surtout à partir des années 1990 et du début des années 2000, ont posé d’importants défis aux gestionnaires de documents et aux archivistes chargés de sélectionner, de décrire et d’archiver le contenu audiovisuel pour un accès et une conservation à long terme. L'un de ces défis, et non des moindres, est l'énorme quantité de matériel produit à l'aide d'une variété de dispositifs numériques.

En tant que service pour les professionnels de l'UE chargés de gérer ce type de matériaux, les Archives historiques ont créé un groupe de travail pour concevoir des processus de travail et discuter des meilleures pratiques pour le traitement des films, des photographies, des bandes de films, des enregistrements audio et visuels, des affiches, des cartes, des dessins et d'autres œuvres graphiques produites sur des supports analogiques et des œuvres numériques originales.

Les AHUE se sont adressées particulièrement aux agences de l'UE, car elles sont les partenaires les plus récents à avoir été inclus en tant qu'organes déposants de l'UE en vertu du règlement 2015/496 du Conseil et disposent d'un personnel plus restreint que les grandes institutions.

Repenser le flux de travail de l’archivage

Les AHUE ont envisagé de constituer un groupe de travail composé non seulement de responsables de la gestion des documents dans les agences de l'UE, mais aussi de professionnels engagés dans la production de documents numériques, tels que les chargés de communication, les vidéastes et les photographes.

« De nombreuses personnes au sein des agences et des institutions sont confrontées aux contenus numériques » explique Juan Alonso, archiviste audiovisuel aux AHUE et responsable du groupe. « Qu’il s’agisse d’un enregistrement audio, d’une vidéo ou d’une photographie, le créateur, ainsi que les gestionnaires des documents, peuvent faciliter un archivage correct en suivant certaines bonnes pratiques dès la création du support. »

« L'idée est de créer des stratégies et des procédures proactives et pragmatiques pour gérer les archives numériques », poursuit Juan. « Si les processus et les responsabilités sont clairs, la mise en œuvre est relativement peu coûteuse. Par exemple, ajouter des métadonnées et une description à un document lors de la phase de création est simple et il existe des outils permettant une automatisation. En revanche, la recherche de ces informations ultérieurement peut s’avérer laborieuse, coûteuse et parfois aboutir à des résultats incomplets. Avec très peu de travail, on peut bénéficier d’un changement considérable dans la gestion audiovisuelle de l'institution. C'est une question de volonté et d'attribution de responsabilités dans le flux de travail au personnel interne et externe. »

Besoins différents et solutions pragmatiques

La diversité des participants au groupe de travail permet également d’alimenter la discussion et d’aboutir à de meilleures pratiques.

« Concernant l’audio, la vidéo et la photographie, la conservation des fichiers bruts, des séquences vidéo ou des projets Adobe Premiere avec les fichiers traités constitue un défi de taille. Ce groupe de travail est un lieu privilégié où les producteurs, les éditeurs et les gestionnaires de documents peuvent trouver un équilibre entre les besoins de la production quotidienne ou de la production d'archives et les archives de conservation à long terme", explique Juan.

« Nous espérons être utiles aux producteurs et gestionnaires actuels de documents audiovisuels en élaborant des recommandations pragmatiques sur lesquelles les producteurs, consommateurs et archivistes s’accordent » déclare Juan.

En même temps, souligne-t-il « il s’agit d’une initiative tournée vers l'avenir qui vise à rendre les dépôts futurs plus faciles à gérer. Nous souhaitons nous assurer que nous ne rencontrerons pas les mêmes problèmes qui caractérisent actuellement certaines collections historiques : manque d'informations, droits d'auteur incertains et mauvaise conservation. »

Un programme pour le futur

Le groupe de travail a tenu sa réunion constitutive fin février, suivie de sa première session de travail sur les métadonnées le 23 mars, avec 20 participants. Six autres sessions de travail sont prévues en 2023, afin de couvrir les supports audiovisuels analogiques, les formats numériques, la structure d’un fichier, la sélection de fichiers, les logiciels et les droits d’auteur. Le groupe élaborera des lignes directrices pour chaque domaine après chaque session de travail et formulera une politique globale d'ici la fin de l'année 2023. En 2024, la politique sera étendue en vue d'une implémentation pilote au sein de deux agences, après quoi le groupe procédera à une évaluation finale du système.

Les personnes souhaitant participer aux discussions suivantes sont invitées à contacter Juan Alonso aux AHUE.

Last update: 11 April 2023

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