Demandes de dossiers non traités, demandes de consultation de documents encore inaccessibles en vertu de la règle des trente ans, ou demandes qui nécessiteraient une mémoire quasi surhumaine pour naviguer parmi plus de 130 000 mètres linéaires de documents, voici quelques-uns des défis de Paqui Ciudad Rodriguez, cheffe de l’équipe de la Recherche et communication du Service des archives historiques de la Commission européenne (AHCE) à Bruxelles et de sa collègue Flore Plisnier.
En d’autres termes comment parviennent-elles à combler le fossé entre les directions générales (DG) de leur institution, déposantes des archives, et les utilisateur.rices internes et externes qui ont besoin de consulter des documents qui ne sont pas encore disponibles aux Archives historiques de l'Union européenne (AHUE) ?
Cette visite de travail des archivistes de l'équipe Recherche et communication des AHCE a été l’occasion pour le personnel des AHUE de Florence d‘acquérir de précieuses connaissances. Au cour de cette venue, Paqui Ciudad Rodriguez et Flore Plisnier ont présenté leurs activités et échangé leurs points de vue avec leurs collègues des AHUE sur les services aux utilisateur.es, l'amélioration de la visibilité des ressources archivistiques et le renforcement de la sensibilisation du public. Elles ont également annoncé les prochains dépôts prévus par les AHCE auprès des Archives de Florence.
Paires et partenaires
Comme l'a souligné Paqui Ciudad Rodriguez, les AHCE et les AHUE partagent une mission commune : promouvoir et faciliter l'accès aux archives des institutions européennes. « Ensemble, nous sommes au plus près des utilisateurs », a-t-elle souligné.
Aux AHCE, ces utilisateur.rices incluent le personnel des institutions, qui peut demander des documents d'archives pour la gouvernance de l’institution, la continuité des activités ou les contributions aux demandes d'accès aux documents, ainsi que des universitaires, des journalistes, des juristes et le grand public.
Une différence majeure avec les archives de Florence est que les AHCE reçoivent tous les dossiers des DG et des services de la Commission destinés à être conservés et consultés par le public, ce qui implique des transferts massifs qui remplissent des kilomètres d'étagères dans un entrepôt situé près de Bruxelles. Cependant, tous les dossiers n'ont pas été traités en trente ans, c'est donc grâce aux connaissances et à l'expertise accumulées de l'équipe que de nombreuses requêtes peuvent être satisfaites. « Il est très important d'avoir des historiens qui travaillent dans les archives », a souligné Flore Plisnier. Une connaissance approfondie de l'histoire institutionnelle est souvent essentielle pour retrouver les documents demandés.
Le lien entre les archives et la recherche
Paqui Ciudad Rodriguez et Flore Plisnier ont également souligné l'importance d'une étroite collaboration entre les archivistes et les chercheur.es et ont profité de l'occasion pour rencontrer des universitaires sur le campus de l'IUE.
« Il est important de travailler main dans la main avec les chercheurs afin de connaître leurs besoins. Notre traitement des fonds d'archives suit un programme de travail annuel ; les commentaires des chercheurs nous aident à décider quels dossiers traiter en priorité », a déclaré Flore Plisnier. Parallèlement, les archivistes jouent un rôle fondamental en aidant les universitaires à s'y retrouver dans les fonds. « Nous pouvons les orienter s'il apparaît clairement que leur approche de la recherche est erronée. »
Si les AHUE sont les seules dépositaires des archives institutionnelles européennes conformément à la règle des trente ans, les services de la salle de lecture des AHCE offrent aux utilisateur.rices la possibilité de consulter des documents ouverts au public mais qui ne sont pas encore prêts à être transférés. « C'est leur seule option, sinon ils devront attendre leur transfert à Florence. »
Comme en ont convenu nos hôtes et les collègues des AHUE, la véritable satisfaction arrive lorsqu’une thèse ou un livre, en partie façonné par la recherche archivistique, est achevé. « Nous les conservons sur une étagère dans la salle de lecture », a fait remarquer Flore Plisnier. « Nous sommes ravies de leur succès. »
Sensibilisation
La visite de l'équipe bruxelloise a également été l'opportunité d’échanger sur les activités de valorisation des AHUE, qu'il s'agisse d'expositions, d’exploitation numérique ou d’activités pédagogiques. Les deux organisations partagent le défi de rendre le travail d'archivage visible au-delà de la salle de lecture, tout en informant et en sensibilisant un public plus large à l'histoire de l'intégration européenne.
Cette réunion à Florence a été l'occasion de réfléchir à ces défis et à bien d'autres, et a donné lieu à des idées pour de futures collaborations et d’initiatives visant à toucher ensemble un public plus large, telles que des expositions numériques ou des conférences. Elle a également souligné la valeur des rencontres en présentiel, qui renforcent les relations de travail à distance.