Le 17 décembre 1984, la Commission européenne et l'Institut universitaire européen (IUE) signaient la convention portant création des Archives historiques de la Communauté européenne à Florence. Quarante ans plus tard, Ilze Juhansone et Marco Del Panta, les deux secrétaires généraux des institutions, ont respectivement signé une nouvelle déclaration confirmant cet engagement. Maria Olivan-Aviles, représentant la Commission européenne, a apporté la déclaration à Florence pour une cérémonie de signature à la Villa Salviati.
La déclaration conjointe a reconfirmé la mission unique des Archives historiques de l'Union européenne qui consiste à préserver et à rendre accessibles au public les documents historiques des institutions, organes et agences de l'UE ; elle a souligné le dépôt obligatoire des archives institutionnelles de l'UE à l'Institut universitaire européen après 30 ans pour l'accès à la recherche scientifique ; et a mis l’accent sur la priorité de l'archivage numérique afin de promouvoir l'accessibilité et la diffusion auprès du public le plus large possible.
Dans son discours aux participants, M. Del Panta a reconnu le rôle du gouvernement italien dans la prise en compte des besoins des Archives historiques, et a souligné les efforts des Archives pour promouvoir « l'esprit européen » à travers ses activités de sensibilisation et son soutien à la recherche universitaire sur l'intégration européenne. Mme Olivan-Aviles a rappelé la grande valeur historique des documents conservés à Florence et le rôle clé des AHUE dans la promotion de la transparence et de l'ouverture de l'UE en les rendant accessibles au public.
La cérémonie de signature s'est déroulée le 22 novembre à l'IUE et a constitué un complément exceptionnel à l'une des réunions semestrielles régulières du Groupe interinstitutionnel des archives (IIAG). L’IIAG a été créé par la Commission européenne en 2004 à des fins stratégiques, de coordination et d'harmonisation, et ses réunions rassemblent des représentants de toutes les institutions, organes et agences déposant.es de l’Union, ainsi que des Archives historiques de l’UE.
Dieter Schlenker, directeur des AHUE, a déclaré : « Cette journée marque 40 ans de coopération étroite entre l'Institut universitaire européen et la Commission européenne pour la préservation de la mémoire écrite et audiovisuelle de l'Europe. En mettant l'accent sur l'accès numérique et en ligne des documents historiques des institutions de l'UE, réaffirmé dans la déclaration d'aujourd'hui, les Archives historiques de l'Union européenne sont prêtes à relever les défis de l'ère numérique et à poursuivre leur mission d'information des chercheur.es et des citoyen.nes sur l'histoire unique de l'intégration européenne ».