Q&A - Open Call for Tender for Digitization of Archival Materials to be carried out at the Historical Archives of the European Union headquarters

Domanda n. 1

Relativamente alla Documentazione Antimafia è sufficiente allegare la “Dichiarazione relativa ai familiari conviventi di maggiore età dei soggetti di cui ai commi 1, 2, 2-bis, 2-ter e 2-quater” ai sensi dell’art. 85 del D. Lgs. N. 159/2011?

Risposta

Si, è sufficiente allegare la dichiarazione indicata (Dichiarazione relativa ai familiari conviventi di maggiore età dei soggetti di cui ai commi 1, 2, 2-bis, 2-ter e 2-quater) riguardo alla documentazione antimafia.

Domanda n. 2

E’ sufficiente allegare la Visura Camerale?

Risposta

La visura camerale deve essere allegata all’interno dell’offerta, come richiesto nella documentazione di gara.

Domanda n. 3

Relativamente a quanto indicato all’art. 11.2 del Capitolato Speciale d’Appalto, si chiede se la Dichiarazione di conoscenza della Norma ISO 13028:2010 può essere prodotta in una dichiarazione a parte o deve essere inserita nel Documento “Allegato II-C Dichiarazione Sostitutiva”.

Risposta

La dichiarazione di conoscenza della Norma ISO 13028:2010 può essere prodotta in una dichiarazione a parte.

Domanda n. 4

In data 31/01/2018, abbiamo partecipato al sopralluogo obbligatorio presso la vostra struttura di Fiesole. DOMANDA Possiamo partecipare alla gara in RTI con una società che NON ha partecipato al sopralluogo, allegando nei documenti di gara, solamente il verbale di sopralluogo che è stato rilasciato alla nostra società?

Risposta

Si, è possibile partecipare in R.T.I. con un’altra società visto che almeno un’azienda facente parte dell’annunciato raggruppamento è stata presente al sopralluogo e può dimostrarlo.

Domanda n. 5

Con riferimento a quanto richiesto per la gara :

”Open Call for Tender for Digitization of Archival Materials to be carried out at the Historical Archives of the European Union headquarters – OP/EUI/HAEU/2018/001”

al punto h della lettera di invito rispetto ai documenti da presentare si chiede di specificare cosa si intende al punto indicato:

h. Copy of the Insurance policies stipulated by the tenderer.

Trattasi di requisito obbligatorio o opzionale?

Risposta

Riguardo il punto h - Copy of the Insurance policies stipulated by the tenderer, pagina 3 del documento Invitation-letter.pdf (testo inglese):

viene considerato requisito obbligatorio il possesso di una polizza assicurativa contro i rischi e i danni secondo la normale prassi del settore di attività (punto II.3.6  Draft-contract.pdf).

N.B. il punto h, pagina 3 del documento Lettera-dinvito.pdf è stato omesso durante la traduzione, ricordiamo che Il testo in lingua inglese fa fede per ogni eventuale difformità e/o dubbio di interpretazione.

Domanda n. 6

Relativamente alla procedura in oggetto e al fine di poter presentare un’Offerta più possibile congrua, si chiede di conoscere il numero totale di Volumi che avete programmato di digitalizzare e una stima di pagine per volume.

Risposta

Come sottolineato durante il sopralluogo e come descritto al punto 8.2 del Capitolato Speciale di Appalto programmiamo di digitalizzare documenti dattiloscritti, manoscritti, quotidiani, riviste e volumi rilegati.

Non conosciamo l’esatta quantità e percentuale del tipo di materiale archivistico che dovrà essere digitalizzato nei prossimi 5 anni, poiché come spiegato durante il sopralluogo riceviamo versamenti di meteriale archivistico dalle Istituzioni europee periodicamente.

Al momento abbiamo 1100 volumi rilegati di circa 250 pagine ciascuno che dovranno essere digitalizzati.

Domanda 7

L’operatore o gli operatori addetti alla digitalizzazione dei documenti dovranno essere presenti presso l’archivio dell’Istituto tutti i giorni? E’ stato definito un minimo di giornate di presenza per lo svolgimento delle attività di digitalizzazione?

Risposta

Come spiegato durante il sopralluogo per il lavoro di digitalizzazione non occorre una presenza costante presso la nostra sede.

Il lavoro verrà organizzato in base sia alle nostre esigenze, legate a trasferimenti di materiale archivistico dalle Isitituzioni europee presso i nostri magazzini, che a quelle della società contraente.