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Un nouveau plan d'archivage des archives de la Commission européenne

Posted on 15 April 2020

Un projet a été lancé en 2018 par les Archives historiques de l'Union européenne (AHUE) et le Service des archives historiques de la Commission (SAH) pour mettre en œuvre un nouveau plan d'archivage des deux fonds de la Commission européenne déposés aux AHUE. Le premier des deux fonds actuels s'appelle le fonds «BAC», qui signifie « Brussels Archives Commission » et rassemble les archives de la Commission économique européenne et d'Euratom depuis 1957. Le deuxième fonds CEAB (Commission européenne, Archives de Bruxelles) comprend les archives de la Haute Autorité de la Communauté européenne du charbon et de l'acier (CECA).

Après une première évaluation et la définition d'un plan de travail commun pour un nouveau classement remplaçant la structure actuelle, les AHUE ont mis à disposition une plateforme de test numérique pour mettre en œuvre le projet. Celui-ci a été développé en étroite collaboration avec le Service des archives historiques de la Commission comme système d'arborescence descendant, en commençant au niveau des nouveaux groupes de fonds, puis des fonds, sous-fonds, séries, jusqu'aux niveaux des sous-séries selon les propositions faites par les services de la Commission. Ce projet est encore en cours et sera achevé dans les prochains mois.

En 2020, les archivistes des AHUE ont commencé à transférer le premier ensemble de fichiers BAC dans le nouveau classement et ont étendu la structure au niveau des dossiers. Les fonds nouvellement créés sont actuellement en cours de téléchargement dans la base de données opérationnelle des AHUE, remplaçant la précédente série BAC. Le travail se concentre d'abord sur le transfert de tous les fichiers BAC classés sous l'égide de la DG XII dans le système de classification actuel. Ce choix a été basé sur l'hypothèse que les fichiers produits dans le cadre de la DG XII appartenaient institutionnellement à EURATOM, ce qui a été confirmé à 80% après vérification. Les évaluations des autres DG ont confirmé une tendance similaire. Les premiers fichiers EURATOM, qui relevaient de la DG XII dans le système de classification BAC, ont donc été choisis comme pilote pour la première phase de reclassification. D'autres fonds suivront, remplaçant progressivement l'ancien système de numérotation et de classement des fonds BAC. Les travaux porteront ensuite sur les fonds CEAB, qui comprennent les archives de la Haute Autorité CECA. Le système de classement des fonds CEAB sera ajusté et mis à jour conformément aux propositions de la Commission d'introduire un nouveau système de groupes de fonds respectant pleinement le principe de la provenance archivistique.

Toutes les descriptions de fichiers insérées dans la nouvelle structure recevront un nouveau code de référence, basé sur les organigrammes historiques de la Commission. Les codes BAC précédents continuent d’être présents dans les inventaires, appelés « old record codes », et sur les dossiers physiques afin de faciliter la récupération des fichiers dans les dépôts d’archives et de conserver les références aux travaux de recherche antérieurs. Les utilisateurs ont désormais la possibilité de citer les nouvelles références dans leurs publications académiques.

Consultez ici les inventaires des fonds de la Commission européenne déposés aux AHUE.