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Le long chemin vers Florence: le Conseil de l'UE produit une vidéo sur le transfert d'archives à Florence pendant la pandémie de Covid

Posted on 04 March 2021

En décembre 2020, les Archives du Conseil ont organisé un transfert de dossiers pour une conservation à long terme et un accès public, de ses dépôts à Bruxelles aux Archives historiques de l'UE (AHUE) à Florence. Cela a toujours été un travail difficile, mais dans le contexte de la pandémie de Covid, cela est devenu encore plus complexe.

Le Conseil de l'UE a documenté ce voyage d'archives de Bruxelles à Florence à travers une vidéo accompagnée d'un article, tous deux publiés sur l'intranet du Conseil et maintenant mis à la disposition du public sur le site Web des AHUE. L'article et la vidéo ont été préparés par Alicia Fernandez Martinez, Conseil de l'UE, DG. COMM.

Selon le règlement du Conseil du 354/1983, les transferts aux Archives historiques de l'UE doivent être effectués annuellement, et l’année 2020 ne pouvait pas faire exception. Initialement prévu pour la fin octobre, le transfert de cette année a dû être reporté à décembre en raison de la situation critique du Covid-19 en Belgique et en Italie.

Le transfert se composait de neuf palettes contenant 718 boîtes d'archives avec 2253 dossiers au total comprenant les actes législatifs adoptés par l'institution en 1977, 1986 et 1987, ainsi que quelques dossiers sur les sessions du Conseil-COREPER. À Florence, ils seront conservés de manière permanente dans les dépôts des Archives historiques de l'UE, avec les archives des autres institutions de l'UE.

C'est un travail qui demande beaucoup de coordination entre les différentes parties pour pouvoir déplacer en toute sécurité une quantité importante de dossiers historiques. Mais cette fois, les circonstances de la pandémie l'ont rendu encore plus compliqué car tout le personnel impliqué devait suivre scrupuleusement toutes les mesures de sécurité GSC liées au Covid-19.

C'est une question d'organisation

Les archives du Conseil sont chargées de s'assurer que tous les travaux de préparation physique nécessaires soient effectués avant le transfert à Florence.

Il y a un travail primaire et minutieux pour s'assurer que les dossiers seront conservés le plus longtemps possible. Ces mesures comprennent une description des travaux, la numérisation des fichiers, la préparation de lots de métadonnées associées aux documents numérisés. Ceci implique également une préparation physique des dossiers pour une conservation à long terme (retrait d'agrafes, de trombones et de ruban adhésif, réalisation de copies de substitution lorsque l'original est trop dégradé, etc.).

Une fois ce travail accompli et à la demande des Archives, l'équipe du Service Transport entame la préparation des palettes, la sélection de la société de transport, l'accord de la date de chargement du camion, ainsi que l'organisation de l'ensemble du voyage en coordination avec les collègues de Florence.

Après un long voyage, les documents parviennent aux Archives historiques de l'UE à Florence où ceux-ci sont soigneusement contrôlés par les archivistes des AHUE. Les dossiers seront stockés dans des salles équipées de systèmes de rangement compactus modernes et d'un contrôle numérique de la température et de l'humidité parfaitement calculés pour la conservation des documents papier. Les AHUE assurent l'accès aux dossiers soit en ligne via leur site web, soit dans leur salle de lecture afin qu'ils soient accessibles au public.

Nous tenons à remercier tous les collègues de Bruxelles et de Florence sans qui ce travail, si important pour le patrimoine du Conseil, n'aurait pas été possible: Isabel Ramos, de Transport Services (ORG.3.B.S2) ainsi qu'Angelo Carpintieri et l’équipe de déménagement (ORG.3.B.S1.B1) et Dimitri Lazzeri, Laura Burgassi, Mary Carr et le directeur des AHUE, notre ami Dieter Schlenker.

Un peu d'histoire

La mémoire et l'histoire de l'Union européenne sont conservées dans une résidence unique du XVe siècle sur les collines de Florence, la Villa Salviati. Ce bâtiment, entouré de beaux jardins, a dû faire l'objet d'une vaste restructuration pour créer 10 000 mètres linéaires de rayonnages dans un gisement souterrain dans le but de contenir les dossiers de l'UE.

Les Archives historiques de l'Union européenne ont été créées en 1983 à la suite du règlement du Conseil des Communautés européennes et de la décision de la Commission des Communautés européennes d'ouvrir leurs archives historiques au public. En 2000, l'État italien a acheté la Villa Salviati pour y abriter les Archives historiques de l'Union européenne et, depuis octobre 2010, est devenue le siège des AHUE.

Les AHUE préservent et rendent accessible les fonds d'archives des institutions et agences de l'UE conformément à la règle des 30 ans régissant l'accès aux archives de l'Union européenne. C'est également un centre de recherche dédié à la conservation archivistique et à l'étude de l'intégration européenne et fait partie de l'Institut universitaire européen.

Les AHUE collectent et conservent également les papiers privés d'individus, de mouvements et d'organisations internationales impliqués dans le processus d'intégration européenne; facilitent la recherche sur l'histoire de l'Union européenne et de ses institutions prédécesseurs; promeuvent l'intérêt public pour l'intégration européenne et renforcent la transparence dans le fonctionnement des institutions de l'Union européenne.

Regardez la vidéo documentant le transfert de dossiers à Florence en décembre 2020

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