Efficacité, transparence, continuité, satisfaction des utilisateurs sont les principes sur lesquels reposent les processus de travail des Archives historiques de l'Union européenne (AHUE), qui visent à préserver et à rendre accessibles à la recherche les archives des institutions de l'UE et d'autres déposants, ainsi qu'à stimuler l'intérêt et la connaissance de l'intégration européenne.
Les partenaires et les usagers des AHUE peuvent être encore plus confiants que la direction et le personnel des Archives s’engagent à fournir un service de qualité. Après un processus d'audit de contrôle qualité intense conclu en décembre 2021, les AHUE ont obtenu la certification ISO 9001 : Systèmes de management de la qualité - exigences délivrée par l'Organisation internationale de normalisation (ISO). Selon l'ISO, ces normes exigent une grande attention aux utilisateurs, la motivation et l'implication de la direction, l’engagement d'amélioration continue par la maîtrise des processus de travail et des services.
L'archiviste Samir Musa a coordonné pour les AHUE ce processus de certification de deux ans, lancé en 2019. L'exercice a porté à la fois sur les processus liés à la mission des Archives, concernant les activités plus strictement archivistiques, et sur les processus administratifs.
L'exercice d'audit complet consistait en un contrôle et une analyse par des consultants externes de tous les flux de travail et de la documentation, des entretiens avec le personnel, le suivi et l’examen des procédures pour une plus grande efficacité et transparence, la formation du personnel, la définition et la mesure d’indicateur clé de performance (ICP) et une évaluation finale par une autorité de certification externe.
Pour Samir, « c’était intéressant d'appliquer les normes de management et de garantie de la qualité à une organisation publique, internationale, où l’esprit d'entreprise est souvent absent ». Selon lui cette expérience représente un défi important pour des archives, où l'on peut facilement comprendre le besoin de transparence et de continuité dans son travail.
Comme l'explique Samir, les AHUE n'étaient pas obligées de poursuivre une démarche de certification ISO 9001, mais l'ont fait « pour devenir plus transparents et efficaces dans nos actions internes, et pour offrir un meilleur service à nos partenaires et parties prenantes".
Pour conserver son statut de certification ISO 9001, les Archives doivent revoir et réviser si nécessaire leurs procédures de travail sur une base annuelle, et se soumettre à un audit externe par un organisme de certification indépendant.